1. Kdo je upravljavec

Za osebne podatke, ki jih iPeeWell d.o.o. obdeluje za upravljanje lastnega pogodbenega razmerja, obračun, podporo in varnost, je upravljavec iPeeWell d.o.o., Celovška 14, 3000 Celje, Slovenija, matična številka 9609237000, ID za DDV SI94301786, info^udiflow.com.

Kadar UDIFlow obdeluje osebne podatke, ki jih Naročnik vnese v/za svojo organizacijo, je Naročnik upravljavec, iPeeWell pa obdelovalec po DPA. Ta politika ne nadomešča Naročnikove lastne politike zasebnosti do njegovih oseb.

2. Podatki in nameni

Obdelujemo naslednje kategorije podatkov:

• identifikacijske in kontaktne podatke poslovnih uporabnikov (ime, uporabniško ime, poslovni e-poštni naslov, vloga in dovoljenja);
• podatke o podjetju, pogodbi, računu in komunikaciji s podporo;
• varnostne in revizijske podatke (uspešne/neuspešne prijave, čas, varnostni dogodki, tehnični podatki ter IP-naslov, kadar je zabeležen v varnostni evidenci);
• omejene notranje zapise napak: vir in vnaprej določeno vrsto napake, statično tehnično sporočilo, pot brez parametrov, notranji identifikator zahteve, različico aplikacije, čas, število ponovitev in podatek o razrešitvi; v ta register se ne zapisujejo vsebina obrazcev ali dokumentov, gesla/žetoni, IP-naslov ali identifikator uporabnika.
• podatke, ki jih uporabnik prostovoljno pošlje ob zahtevi za podporo ali pozabljenem geslu.

Za delovanje prijave in zaščito pred ponarejenimi zahtevki uporabljamo nujne sejne piškotke. Brskalnik lokalno shrani samo uporabniške nastavitve teme in velikosti pisave ter, kadar jo upravičeni administrator izbere, identifikator aktivnega podjetja. Dostopni žeton se hrani samo v pomnilniku odprtega zavihka in se po zaprtju zavihka ne ohrani. Te nastavitve niso namenjene oglaševanju ali profiliranju.

Podatke uporabljamo za sklenitev in izvajanje pogodbe, podporo, obračun, zaščito računa in storitve, odkrivanje zlorab, izpolnitev zakonskih obveznosti in uveljavljanje/obrambo pravnih zahtevkov. Pravna podlaga je izvajanje pogodbe, zakoniti interes varne in zanesljive storitve oziroma pravna obveznost, kadar velja.

UDIFlow ni namenjen vnosu zdravstvenih podatkov pacientov ali drugih posebnih vrst osebnih podatkov. Naročnik je odgovoren, da jih ne vnaša, razen če je s Ponudnikom posebej pisno dogovorjeno drugače in so izvedeni ustrezni ukrepi.

3. Prejemniki, lokacija in prenos

Produkcijski podatki in varnostne kopije so trenutno na strežnikih v lasti iPeeWell d.o.o. E-poštne storitve trenutno zagotavlja Webtasy d.o.o., Dunajska 110, 1000 Ljubljana, Slovenija. Podatki se ne prenašajo namerno izven EGP. Če se lokacija ali ponudnik produkcijskih podatkov, varnostnih kopij ali e-pošte spremeni, bo Ponudnik pred spremembo posodobil ustrezno dokumentacijo in uporabil veljavne zaščitne ukrepe za prenos.

Podatke lahko razkrijemo pooblaščenim obdelovalcem, računovodskim/svetovalnim izvajalcem, če je to potrebno, in organom, kadar to zahteva pravo. Kadar iPeeWell deluje kot obdelovalec za Naročnika, so obdelava, navodila Naročnika, podobdelovalci, pomoč pri zahtevah posameznikov ter vračilo ali izbris urejeni tudi v pogodbi o obdelavi osebnih podatkov (DPA). Ne prodajamo osebnih podatkov.

4. Hramba

Podatke o uporabniškem računu, podpori in podatke Naročnika hranimo med trajanjem pogodbe ter praviloma do enega meseca po prenehanju oziroma upravičeni zahtevi za izbris, razen če zakon zahteva daljšo hrambo. Računovodske in davčne evidence hranimo v obsegu in rokih, ki jih določa pravo. Varnostne dnevnike hranimo samo toliko časa, kolikor je razumno potrebno za varnost in preverljivost. Notranje skupine napak se samodejno izbrišejo po 90 dneh (nastavitev je tehnično omejena na 7 do 365 dni).

5. Varnost

Uporabljamo razumna tehnična in organizacijska sredstva, med drugim upravljanje dostopov glede na vloge, preverjanje pristnosti, beleženje pomembnih sprememb, upravljanje sej, ločevanje podatkov po organizacijah, omejen notranji register napak brez vsebine uporabniških vnosov in zaščito prenosa, kadar je storitev nameščena prek HTTPS. Noben sistem ni popolnoma varen; uporabnik mora varovati geslo in napravo ter nemudoma prijaviti sum zlorabe.

6. Pravice in stik

Posameznik ima pravico do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve, ugovora in prenosljivosti, kadar pogoji prava to omogočajo. Zahtevo pošlje na info^udiflow.com; preverimo identiteto in odgovorimo v zakonskem roku. Posameznik lahko vloži pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije ali pri pristojnem nadzornem organu države običajnega prebivališča/dela.

7. Mobilna aplikacija UDIFlow

UDIFlow Mobile je izvorna Android in IOS aplikacija in ovoj okoli spletne storitve UDIFlow. UDIFlow je poslovna aplikacija za sledljivost na podlagi UDI, upravljanje zaloge in odpoklice izdelkov. Ni namenjena zbiranju zdravstvenih podatkov pacientov, diagnostiki, zdravljenju ali spremljanju pacientov.

Pri uporabi mobilne aplikacije se lahko obdelujejo podatki o uporabniškem računu in organizaciji, podatki o prijavi in MFA, sejah in varnosti, UDI kode, prejemi, izdaje, zaloga, skladišča, karantena, dobavitelji, naročniki, odpoklici, računovodski sklici, revizijska zgodovina ter datoteke ali fotografije, ki jih uporabnik namerno izbere ali zajame. Mobilni ovoj lahko zapisuje omejene diagnostične dogodke, napake kamere ali izbire datotek in tehnične izjeme; vanj se ne zapisujejo gesla, dostopni žetoni ali celotna vsebina dokumentov. Poslovni podatki in dokumenti, vneseni prek aplikacije, lahko vsebujejo osebne podatke, za katere je upravljavec organizacija Naročnika.

Dovoljenje Android CAMERA se uporablja samo, ko uporabnik začne skeniranje UDI kode ali izrecno izbere fotografiranje dobavnice, računa ali drugega dokumenta. Aplikacija kamere ne uporablja za oglaševanje, nadzor v ozadju ali sledenje lokaciji. Uporabnik lahko dovoljenje za kamero zavrne in uporabi ročni vnos ali izbiro datoteke, kjer to omogoča posamezna funkcija.

Kamera je neobvezna funkcija naprave. Aplikacija za namestitev ali osnovno uporabo kamere ne zahteva; dovoljenje se zahteva šele po izbiri skeniranja ali fotografiranja dokumenta. Aplikacija kamere ne uporablja neprekinjeno v ozadju, dostop do datotek pa zahteva samo, ko uporabnik izbere datoteko ali potrdi zajeti dokument.

UDIFlow Mobile lahko za skeniranje kod uporabi Google Play services Code Scanner ali ML Kit. Google navaja, da obdelava slike črtne kode in rezultata poteka na napravi ter da Code Scanner slike ali rezultata skeniranja ne shranjuje na Googlovih strežnikih. Google Play services ali ML Kit lahko kljub temu obdelujeta tehnične podatke o napravi, aplikaciji in namestitvi za diagnostiko, analitiko uporabe, posodobitve modelov ali združljivost. Odčitana koda se vrne v obrazec UDIFlow, da jo uporabnik pregleda in pošlje.

Datoteke in fotografije, ki jih uporabnik namerno izbere ali zajame, se posredujejo spletni storitvi UDIFlow in se lahko shranijo ob ustreznem prejemu, izdaji ali drugem poslovnem zapisu. Uporabnik naj ne fotografira ali nalaga podatkov, ki niso potrebni za poslovni zapis. Mobilni ovoj lokalno hrani nastavitve, ki niso prijavni podatki, kot so naslov strežnika, jezik, tema, velikost pisave in nastavitev vedno vklopljenega zaslona; gesel v te nastavitve namerno ne shranjuje. Če je omogočena čakalna vrsta za delo brez povezave, se lahko podatki prejemov in pripadajoče datoteke hranijo v zaščitenem lokalnem brskalniškem pomnilniku do sinhronizacije; čakalna vrsta je omejena na prejeme. Ob vsakem zagonu Android aplikacija izbriše prijavne piškotke in zahteva novo prijavo, čakalna vrsta pa je, če je omogočena, na voljo za kasnejšo sinhronizacijo.

Mobilni ovoj zapisuje omejene diagnostične dogodke in napake v lokalni dnevnik aplikacije. Zasnovan je tako, da vanj ne zapisuje gesel, dostopnih žetonov ali celotne vsebine dokumentov. Aplikacija ne uporablja oglaševalskih piškotkov ali vedenjskega profiliranja in osebnih podatkov ne prodaja.

WebView uporablja nujne sejne mehanizme za preverjanje uporabnika in zaščito zahtevkov. Dostopni žetoni se namerno ne shranjujejo v datoteko z nastavitvami mobilne aplikacije. Aplikacija podpira geslo in MFA, kadar ju omogoči organizacija; administrator lahko seje prekliče. Poslovni zapisi so na voljo pooblaščenim uporabnikom glede na podjetje, vlogo in dovoljenja za skladišča. Google Play services in ML Kit lahko po svoji dokumentaciji obdelujeta tehnične podatke o napravi, aplikaciji in namestitvi za diagnostiko in analitiko; obdelava slike in rezultata v Google Code Scanner poteka na napravi.

Naročnik določa hrambo svojih poslovnih zapisov ob upoštevanju pogodbe, zakonskih zahtev in navodil. Podatke računov, podpore, obračuna in varnosti hranimo toliko časa, kolikor je potrebno za pogodbo, varnost, zakonske obveznosti in zahtevke. Začasne zajete datoteke se hranijo samo do zaključka izbire in prenosa v obrazec. UDIFlow je poslovna aplikacija in ni namenjena otrokom.

Mobilna aplikacija ne omogoča javne samoregistracije. Uporabniške račune ustvari in upravlja pooblaščeni administrator podjetja ali storitev UDIFlow. Uporabnik lahko zahtevo za dostop, popravek ali izbris pošlje administratorju svojega podjetja ali na info^udiflow.eu; izbris je lahko omejen zaradi zakonskih, računovodskih, revizijskih, varnostnih ali pogodbenih obveznosti hrambe. Pred objavo mora lastnik preveriti, ali ta postopek in morebitna zahtevana pot za izbris računa v aplikaciji ustrezata končni aplikaciji in odgovorom v obrazcu Data safety v Play Console.

To poglavje je del te Politike zasebnosti UDIFlow in je celoten opis zasebnosti mobilne aplikacije; ločena politika za mobilno aplikacijo ne obstaja.

8. Spremembe

To politiko lahko posodobimo zaradi sprememb storitve, obdelav ali prava. Objavljena različica vsebuje datum posodobitve. Slovenska različica prevlada nad informativnim angleškim prevodom.

Različica: 0.3 – 7. september 2026