1. Pogodbeni stranki in področje uporabe

Ponudnik storitve UDIFlow je XXXXX d.o.o., XXXX, 3000 XXXX, Slovenija, matična številka XXXXXXXXX, ID za DDV SIXXXXXX, e-pošta info^udiflow.eu (v nadaljevanju: Ponudnik).

Ti pogoji veljajo izključno za poslovne uporabnike. Naročnik s sprejemom potrjuje, da storitev naroča v okviru opravljanja svoje gospodarske, poklicne ali druge pridobitne dejavnosti in ne kot potrošnik. Ti pogoji, naročilnica, veljavni cenik, MSA, SLA in DPA skupaj tvorijo pogodbo.

UDIFlow je samostojno tržen programski produkt za evidenco, sledljivost, prejem, izdajo in povezano dokumentacijo medicinskih pripomočkov. Ni medicinski pripomoček, ni programska podpora medicinskemu pripomočku in ne daje kliničnih, diagnostičnih ali regulativnih odločitev. Naročnik ostaja odgovoren za svoje zakonske, regulativne, kakovostne in strokovne obveznosti.

2. Sklenitev, trajanje in poskusno obdobje

Pogodba je sklenjena s pisno potrditvijo naročila Ponudnika ali z aktivacijo plačljivega naročniškega obdobja. Običajno obdobje je eno leto in se plača vnaprej. Samodejno podaljšanje velja le, če je tako izrecno navedeno v naročilnici ali ceniku. Ponudnik pošlje obvestilo o bližnjem izteku vsaj en mesec pred koncem plačanega obdobja.

Poskusno obdobje traja en mesec, kadar je tako pisno dogovorjeno. Če Naročnik po poskusnem obdobju naročnine ne potrdi, dostop preneha; podatki se obravnavajo po 7. členu.

Naročnine, sklenjene za določeno obdobje, pred iztekom ni mogoče odpovedati zaradi odločitve Naročnika. To ne omejuje obveznih pravic, ki jih ni dovoljeno pogodbeno izključiti, ali pravic zaradi bistvene kršitve druge stranke.

3. Cena, računi in zamuda

Cene so v EUR in so objavljene v veljavnem ceniku na strani UDIFlow ali v ponudbi. Cenik oziroma račun jasno navedeta, ali je DDV vključen. Če ni drugače pisno dogovorjeno, je plačilo naročnine vnaprej.

Rok plačila računa je 5 delovnih dni od izdaje računa. Delovni dan je delovni dan v Sloveniji, razen sobote, nedelje in slovenskega državnega praznika. Ob zamudi lahko Ponudnik pošlje opomin. Če račun ni plačan v 10 delovnih dneh po zapadlosti, lahko Ponudnik začasno suspendira dostop do storitve, dokler zapadli zneski niso poravnani.

Suspenz pomeni onemogočen običajni prijavni in aplikacijski dostop; ne pomeni prenosa lastništva podatkov na Ponudnika. Naročnik lahko med 30-dnevnim izstopnim obdobjem preko pooblaščene osebe na omfp^udiflow.eu zahteva izvoz. Če plačilo v tem obdobju ni urejeno ali pogodba drugače preneha, se podatki izbrišejo skladno s 7. členom.

4. Uporabniški računi in dovoljena uporaba

Naročnik določi pooblaščene uporabnike in skrbnike ter odgovarja za njihova dejanja, za pravilnost podanih podatkov in za varovanje poverilnic. Računov ni dovoljeno deliti, obiti varnostnih ukrepov, testirati ranljivosti brez pisnega dovoljenja, nalagati zlonamerne vsebine ali uporabljati storitve nezakonito.

Ponudnik lahko nujno omeji ali začasno blokira račun, kadar je to potrebno za zaščito storitve, drugih naročnikov, podatkov ali zaradi utemeljenega suma zlorabe. Kadar okoliščine dovoljujejo, bo o tem obvestil Naročnika.

5. Podatki, dokumenti in intelektualna lastnina

Naročnik obdrži vse pravice na podatkih, ki jih vnese, ustvari ali naloži v storitev (Podatki naročnika). Naročnik Ponudniku podeli omejeno pravico obdelave teh podatkov izključno za izvajanje storitve, podporo, varnost, varnostne kopije in izpolnitev pravnih obveznosti.

Programska oprema, dokumentacija, znamke in druge pravice Ponudnika ostanejo last Ponudnika oziroma njegovih dajalcev licenc. Naročnik dobi neprenosljivo, neizključno pravico uporabe storitve za svoje interne poslovne potrebe v času veljavne naročnine.

6. Podpora, razpoložljivost in spremembe storitve

Podpora in cilji razpoložljivosti so opisani v SLA. Ponudnik lahko storitev izboljšuje, vzdržuje ali spreminja, pri čemer ne bo brez razumnega razloga bistveno zmanjšal naročene funkcionalnosti v že plačanem obdobju.

7. Izvoz, izbris in hramba podatkov

En standardni popolni izvoz podatkov na leto je vključen v letno naročnino. Ob prenehanju naročnine je standardni izvoz na upravičeno zahtevo Naročnika brezplačen. Izreden ali posebej prilagojen izvoz se lahko zaračuna po ceniku, če Naročnik to predhodno potrdi.

Naročnik lahko kadarkoli zahteva brezplačen izbris svojih podatkov preko pooblaščene osebe. Po prenehanju pogodbe, suspenzu, ki se ne odpravi, ali veljavni zahtevi za izbris Ponudnik podatke Naročnika trajno izbriše najpozneje v enem mesecu, razen če zakon zahteva daljšo hrambo. Uporabniški podatki niso med tem časom dostopni v aplikaciji; izvoz je možen le preko preverjene pooblaščene zahteve. Podatki v varnostnih kopijah se izbrišejo v istem najdaljšem obdobju, razen zakonskih izjem.

Zakonsko zahtevani računovodski in davčni zapisi se lahko hranijo toliko časa, kot zahteva zakon, in niso del običajnega funkcionalnega dostopa v UDIFlow.

Obvezna pravila prenosljivosti. Če se za UDIFlow uporablja Poglavje VI Uredbe (EU) 2023/2854 (Data Act), ima Naročnik ne glede na druge določbe pravico sprožiti prehod k drugemu ponudniku ali lastni infrastrukturi s pisnim obvestilom, ki ne presega dveh mesecev. Ponudnik bo sodeloval v dobri veri, omogočil izvoz vseh izvozljivih podatkov in digitalnih sredstev brez nepotrebnega odlašanja ter v najdaljšem obveznem prehodnem obdobju 30 koledarskih dni. Po koncu prehodnega obdobja je najmanj 30 koledarskih dni na voljo za pridobitev podatkov; šele po tem se podatki izbrišejo, če je prehod uspešen. Te obvezne pravice prevladajo nad določbami o fiksnem naročniškem obdobju, suspenzu in rednem enoletnem izvozu v obsegu, v katerem jih zahteva pravo.

8. Zaupnost in varstvo podatkov

Vsaka stranka varuje zaupne informacije druge stranke in jih uporabi le za izvajanje pogodbe. Obdelava osebnih podatkov Naročnika je urejena z DPA. Za podatke o osebah, s katerimi Ponudnik komunicira kot samostojni upravljavec (npr. kontaktne osebe, podpora, obračun in varnost), velja Politika zasebnosti.

9. Odgovornost

V največjem obsegu, ki ga dovoljuje pravo, skupna odškodninska odgovornost Ponudnika za vse zahtevke, povezane s pogodbo, ne preseže zneska naročnin, ki jih je Naročnik dejansko plačal za storitev v 12 mesecih pred nastankom zahtevka. Ponudnik ne odgovarja za posredno škodo, izgubljeni dobiček, izgubo prihodkov, ugleda, poslovne priložnosti ali podatkov, razen če odgovornosti ni mogoče izključiti.

Omejitve ne veljajo za naklep, hudo malomarnost ali za odgovornost, ki je po prisilnih predpisih ni dovoljeno omejiti ali izključiti. Naročnik je odgovoren za lastne regulatorne odločitve, vnose, uporabnike, omrežje in varnost svojih naprav.

10. Prenehanje in posledice

Vsaka stranka lahko odpove pogodbo zaradi bistvene kršitve, če druga stranka kršitve ne odpravi v razumnem pisno določenem roku, kadar je odprava mogoča. Ponudnik lahko pogodbo odpove tudi, če zamuda plačila po suspenzu ni odpravljena v 30 dneh.

Ob prenehanju preneha pravica uporabe. 7. člen še naprej velja za izvoz, izbris in zakonsko hrambo.

11. Pravo, pristojnost in jezik

Za pogodbo se uporablja pravo Republike Slovenije, brez pravil o koliziji zakonov. Za spore je izključno pristojno stvarno pristojno sodišče v Sloveniji. Slovenska različica je edina zavezujoča. Angleška besedila so zgolj informativni prevod in ob neskladju prevlada slovenska različica.

12. Spremembe pogojev in stik

Ponudnik lahko pogoje spremeni za prihodnja naročniška obdobja ali kadar to zahteva zakon, varnost ali storitev. O bistveni spremembi bo Naročnika obvestil vsaj 30 dni vnaprej, kadar je to razumno mogoče. Za vprašanja in uradna obvestila uporabite info^udiflow.eu.